Privacybeleid THEYS Leert

Laatste wijziging: januari 2026

Van toepassing op: THEYS Leert, onderdeel van THEYS Helpt
Inleiding
THEYS Helpt hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe binnen THEYS Leert wordt omgegaan met persoonsgegevens en welke rechten u heeft.
Wij handelen zorgvuldig en transparant en houden ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
THEYS Leert is een particuliere leer- en ontwikkellijn van THEYS Helpt. De dienstverlening valt niet onder de (S)GGZ, de Zorgverzekeringswet of de Jeugdwet en betreft geen geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
THEYS Helpt
[adres]
[postcode en plaats]
[e-mailadres]

Welke persoonsgegevens verwerken wij
Binnen THEYS Leert verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden en uitvoeren van particuliere begeleiding en training. Het kan hierbij gaan om:
• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum (indien relevant voor het aanbod)
• Gegevens van ouders/verzorgers bij minderjarigen
• Informatie over leer- en ontwikkelvragen
• Afspraken, voortgangs- en evaluatiegegevens
• Administratieve en financiële gegevens
Deze gegevens worden vastgelegd in het elektronisch patiëntendossier (EPD) dat binnen THEYS Helpt wordt gebruikt. Binnen THEYS Leert bevat dit dossier uitsluitend functionele begeleidingsinformatie en geen medische diagnoses of behandelgegevens in het kader van de GGZ.

Doeleinden van de gegevensverwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
• Het uitvoeren van particuliere begeleiding, training en leertrajecten
• Communicatie met cliënt en/of ouders/verzorgers
• Vastlegging van afspraken, voortgang en evaluatie
• Administratie, planning en facturatie
• Kwaliteitsbewaking en interne evaluatie
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Grondslag van de verwerking
De verwerking van persoonsgegevens binnen THEYS Leert is gebaseerd op:
• De uitvoering van een particuliere overeenkomst
• Toestemming van de cliënt en/of ouders/verzorgers
• Wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht)
Indien verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken. Dit kan gevolgen hebben voor het voortzetten van de dienstverlening.

Gebruik van het EPD
THEYS Helpt maakt gebruik van een professioneel en beveiligd elektronisch dossier¬systeem (EPD). Dit systeem wordt ook gebruikt voor cliënten van THEYS Leert.
Het EPD wordt ingezet om:
• persoonsgegevens veilig op te slaan;
• continuïteit en kwaliteit van begeleiding te waarborgen;
• afspraken, voortgang en evaluaties vast te leggen;
• te voldoen aan eisen van zorgvuldige dossiervorming en privacybescherming.
Voor THEYS Leert geldt dat het EPD niet wordt gebruikt voor GGZ-diagnostiek of behandeling. De vastgelegde gegevens hebben uitsluitend betrekking op begeleiding en training.
Met de leverancier van het EPD is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, zoals:
• het verzorgen van de financiële administratie;
• het beheren en beveiligen van ICT- en dossiersystemen (waaronder het EPD).
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan gemeenten, zorgverzekeraars of zorgketens, tenzij dit wettelijk verplicht is of u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Verwerking binnen de Europese Unie
Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan partijen buiten Nederland of de Europese Unie.

Minderjarigen
Persoonsgegevens van minderjarigen worden uitsluitend verwerkt met toestemming van de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s).

Bewaartermijnen
THEYS Leert bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
• Administratieve gegevens: conform wettelijke bewaartermijnen (meestal 7 jaar);
• Inhoudelijke begeleidingsgegevens in het EPD: maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens zorgvuldig verwijderd.

Beveiliging
THEYS Helpt heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
• geheimhoudingsplicht voor medewerkers;
• beveiligde digitale systemen met toegangsbeperkingen;
• gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
• waar nodig pseudonimisering en encryptie;
• regelmatige back-ups;
• periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen;
• samenwerking met professionele ICT- en netwerkbeheerders.

Rechten van betrokkenen
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering (voor zover wettelijk toegestaan), beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.
Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij aan een verzoek voldoen. Wij reageren binnen vier weken.

Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met THEYS Helpt.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Afbakening ten opzichte van zorg
THEYS Leert biedt geen psychologische behandeling en geen zorg in het kader van de WGBO. Voor zorgverlening binnen THEYS Helpt geldt een afzonderlijk privacybeleid.